Đặc tả Tính năng: Quy trình Onboarding
1. Tổng quan & Tầm nhìn
Quy trình Onboarding tự động hóa việc chuyển đổi từ "Nhân viên mới" thành "Nhân viên làm việc hiệu quả". Nó cung cấp các danh sách kiểm tra có cấu trúc, theo vai trò để hướng dẫn cả nhân viên mới và quản lý của họ thông qua 30-60-90 ngày đầu tiên, đảm bảo sự nhất quán về văn hóa và vận hành.
2. Các Vai trò & Bên liên quan
| Vai trò | Mục tiêu |
|---|---|
| Nhân viên mới | Hoàn thành các nhiệm vụ được giao, tìm kiếm tài nguyên nội bộ và học các quy tắc của công ty. |
| Quản lý | Giám sát tiến độ của nhân viên mới và xác minh việc hoàn thành nhiệm vụ. |
| Quản trị viên HR | Thiết kế các mẫu tiêu chuẩn và kiểm toán sự thành công của việc onboarding trong toàn tổ chức. |
3. Câu chuyện Người dùng (User Stories)
- Với tư cách là nhân viên mới, tôi muốn có danh sách các việc cần làm cho tuần đầu tiên để không cảm thấy bỡ ngỡ trong ngày đầu đi làm.
- Với tư cách là Quản trị viên HR, tôi muốn tạo một mẫu "Kỹ thuật" bao gồm việc thiết lập tài khoản GitHub.
- Với tư cách là quản lý, tôi muốn xem nhân viên nào của mình đang bị chậm tiến độ trong các nhiệm vụ đào tạo.
4. Yêu cầu Chức năng (FR)
- REQ-ON-001: Các mẫu danh sách kiểm tra theo vai trò (ví dụ: Chung, Kỹ thuật, Bán hàng).
- REQ-ON-002: Tự động tạo danh sách kiểm tra khi tạo bản ghi nhân viên.
- REQ-ON-003: Theo dõi hoàn thành có dấu thời gian cho từng nhiệm vụ.
- REQ-ON-004: Hỗ trợ mô tả nhiệm vụ, liên kết và tệp đính kèm.
5. Yêu cầu Phi chức năng (NFR)
- Khả năng mở rộng: Hệ thống PHẢI hỗ trợ sao chép các mẫu với hơn 50 nhiệm vụ trong < 1 giây.
- Độ tin cậy: Danh sách kiểm tra PHẢI được tạo ngay cả khi nhân viên được tạo qua nhập dữ liệu hàng loạt (bulk import).
6. Logic & Quy tắc Nghiệp vụ
- Khớp mẫu: Sử dụng
roleTaghoặcdepartmentIdđể chọn mẫu phù hợp nhất. - Quyền sở hữu nhiệm vụ: Hầu hết các nhiệm vụ do nhân viên mới hoàn thành; một số là nhiệm vụ "Xác nhận" dành cho quản lý.
- Tính toán tiến độ: % Tiến độ tổng thể = (Nhiệm vụ đã hoàn thành / Tổng số nhiệm vụ) * 100.
7. Giao diện Người dùng (UI/UX)
- Bảng điều khiển tiến độ: Các biểu đồ tiến độ hình tròn dành cho quản lý.
- Chế độ xem danh sách: Nhóm theo "Ngày 1", "Tuần 1", "Tháng 1".
- Tương tác: Hoàn thành bằng một lần nhấp với cập nhật UI lạc quan (optimistic UI).
8. Kiến trúc Thông tin
- Tab "Onboarding" bên trong Hồ sơ Nhân viên.
- Phần "Quản trị Onboarding" dành cho quản trị viên HR.
9. Mô hình Dữ liệu & Lưu trữ
- Các bảng:
onboarding_templates,onboarding_template_tasks,onboarding_checklists,checklist_items.
10. Lớp API & Dịch vụ
GET /onboarding/checklists/:employeeIdPOST /onboarding/checklists/:employeeId/items/:itemId/completeOnboardingServicequản lý việc sao chép từ mẫu sang thực thể.
11. Các Mẫu Tích hợp
- Kích hoạt: Lắng nghe các sự kiện
EMPLOYEE_CREATEDtừEmployeeService. - Tài liệu: Các nhiệm vụ có thể liên kết trực tiếp đến các trang nội bộ trong module
Document.
12. Bảo mật & Quyền hạn
- RBAC:
onboarding:readcho nhân viên mới;onboarding:managecho Quản trị viên HR. - Khả năng hiển thị: Quản lý chỉ có thể xem danh sách kiểm tra của các nhân viên báo cáo trực tiếp.
13. Xử lý Lỗi & Khả năng Phục hồi
- Thiếu mẫu: Dự phòng về mẫu "Chung mặc định" nếu không tìm thấy mẫu phù hợp vai trò.
- Chế độ nháp: Các mẫu PHẢI được xuất bản (published) trước khi có thể sử dụng cho nhân viên mới.
14. Hiệu năng & Khả năng Mở rộng
- Việc sao chép đệ quy được thực hiện trong một transaction cơ sở dữ liệu.
- Các danh sách nhiệm vụ lớn sử dụng render ảo (virtualized rendering) trong UI.
15. Toàn cầu hóa & Bản địa hóa
- Hỗ trợ tên và mô tả nhiệm vụ được bản địa hóa.
16. Khả năng Tiếp cận (a11y)
- Các checkbox có thể tiếp cận với mục tiêu nhấp chuột lớn.
- Thanh tiến trình có độ tương phản cao.
17. Khả năng Quan sát & Phân tích
- Theo dõi "Thời gian hoàn thành" cho các mốc quan trọng của onboarding.
- Phân tích "Các nhiệm vụ hay bị bỏ qua nhất" để xác định nội dung không còn phù hợp.
18. Kiểm thử & Chất lượng
- Kiểm thử tích hợp cho logic sao chép tự động.
- Kiểm thử E2E cho luồng xác nhận của quản lý.
19. Các Ràng buộc & Giả định
- Giả định các mẫu được định nghĩa trước bởi Quản trị viên HR trước khi bắt đầu tuyển dụng.
20. Các Cải tiến Tương lai
- Tích hợp đào tạo qua video.
- Các nhiệm vụ có điều kiện (ví dụ: "Nếu laptop là Mac, làm X; nếu là Windows, làm Y").